TIETOSUOJASELOSTE

Laatimispäivä: 11.11.2025

1. Rekisterinpitäjä

K2 Media Oy
Y-tunnus: 2782725-1
Sähköposti: tuomas.koskinen@k2company.fi

Tietosuojavastaava:
Tuomas Koskinen
Sähköposti: tuomas.koskinen@k2company.fi

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Asiakkaiden tietoja kerätään, käsitellään ja säilytetään asiakkuuksien ylläpitoon, laskutustarkoituksiin, palvelujen kohdentamiseen, tarjoamiseen ja toimittamiseen sekä kirjanpitoa ja verotusta varten.

Henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:

  • asiakas- ja sopimussuhteen hoitaminen
  • laskutus ja maksuliikenne
  • palveluiden toimittaminen ja kehittäminen
  • viestintä ja yhteydenpito
  • satunnainen tiedottaminen ja kohdennettu markkinointi olemassa oleville asiakkaille
  • lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen (esim. kirjanpitolainsäädäntö)

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) 6 artiklan mukaisesti ovat:

  • sopimuksen täytäntöönpano ja sitä edeltävät toimenpiteet
  • rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen
  • rekisterinpitäjän oikeutettu etu (esim. asiakassuhteen ylläpito ja rajattu suoramarkkinointi)
  • rekisteröidyn suostumus silloin, kun sitä erikseen pyydetään (esimerkiksi yhteydenottolomakkeen kautta markkinointiin annettu suostumus)

3. Rekisterin tietsisältö

Rekisteriin voidaan tallentaa seuraavia tietoja asiakkaista ja yhteyshenkilöistä:

  • etunimi ja sukunimi
  • yrityksen nimi
  • yhteyshenkilön nimi
  • yrityksen Y-tunnus
  • postiosoite
  • puhelinnumero
  • sähköpostiosoite
  • muut asiakassuhteen hoitoon liittyvät tiedot (esim. sopimustiedot, laskutustiedot, yhteydenottohistoria)

4. Tietolähteet

Henkilötiedot saadaan pääsääntöisesti:

  • asiakkaalta itseltään esimerkiksi sopimuksen teon, yhteydenoton tai asiakassuhteen aikana
  • verkkosivuston (https://www.k2media.fi) yhteydenottolomakkeen kautta
  • sivuston käytön analytiikasta (esim. Google Analytics)
  • julkisista lähteistä ja rekistereistä (esimerkiksi yritys- ja yhteystietojen tarkistamiseen)

5. Tietojen luovutus ja siirto

Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille muutoin kuin seuraavissa tapauksissa:

  • lain tai viranomaisen määräyksen perusteella
  • kirjanpitäjälle ja/tai tilitoimistolle kirjanpitoon ja laskutukseen liittyvien velvoitteiden hoitamiseksi
  • teknisille palveluntarjoajille (esim. verkkosivujen ylläpito, sähköposti- tai laskutusjärjestelmä), jotka käsittelevät tietoja K2 Media Oy:n lukuun

Kaikkien henkilötietoja käsittelevien palveluntarjoajien kanssa on tehty sopimukset, jotka takaavat tietojen luottamuksellisen ja tietoturvallisen käsittelyn.

Henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Mikäli tietoja siirretään EU-/ETA-alueen ulkopuolelle (esimerkiksi kansainvälisen pilvipalvelun johdosta), siirrot tehdään aina voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti, esimerkiksi EU-komission mallisopimuslausekkeiden tai muun hyväksytyn suojamekanismin perusteella.

6. Tietojen suojaus ja säilytys

Henkilötietoja käsitellään luottamuksellisesti ja tietoturvallisesti. Asiakastietoihin on pääsy ainoastaan niillä K2 Media Oy:n työntekijöillä ja kumppaneilla, jotka tarvitsevat tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi.

Tietoja suojataan muun muassa seuraavin keinoin:

  • käyttäjäkohtaiset tunnukset ja käyttöoikeudet
  • salasanat ja käyttöoikeuksien hallinta
  • palomuurit ja muut tekniset suojausratkaisut
  • kirjalliset sopimukset henkilötietojen käsittelijöiden kanssa

Tietojen säilytysaika:
Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen edellä mainittujen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi tai niin kauan kuin laki sitä edellyttää.

Esimerkiksi:

  • kirjanpitoon liittyviä tietoja säilytetään kirjanpitolain mukaisesti vähintään kuusi vuotta tilikauden päättymisestä
  • asiakasrekisterin tietoja säilytetään asiakassuhteen ajan ja kohtuullisen ajan asiakassuhteen päättymisen jälkeen, ellei tietojen säilyttämiselle ole muuta perustetta tai ellei rekisteröity pyydä tietojen poistamista, mikäli poistaminen on lain mukaan mahdollista

7. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti:

  • tarkastusoikeus: oikeus saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu
  • oikaisuoikeus: oikeus pyytää virheellisten, puutteellisten tai vanhentuneiden tietojen korjaamista
  • poisto-oikeus (“oikeus tulla unohdetuksi”), mikäli käsittelylle ei ole lakisääteistä tai muuta perusteltua syytä
  • käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa
  • oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä rekisterinpitäjän oikeutetun edun perusteella, mukaan lukien suoramarkkinointi
  • oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen silloin, kun käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja käsittely on automatisoitua

Rekisteröity voi esittää oikeuksiaan koskevat pyynnöt lähettämällä sähköpostia osoitteeseen: tuomas.koskinen@k2company.fi.

K2 Media Oy vastaa pyyntöihin mahdollisimman pian ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta, ellei erityisestä syystä tarvita pidempää käsittelyaikaa.

8. Oikeus peruuttaa suostumus

Jos henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa. Suostumuksen peruutus ei vaikuta ennen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

9. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty tietosuojalainsäädännön vastaisesti.

Valvontaviranomainen:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800, 00531 Helsinki
www.tietosuoja.fi

10. Evästeet (cookies) ja verkkosivuston analytiikka

https://www.k2media.fi -sivustolla käytetään evästeitä (cookies), joiden avulla parannetaan sivuston toimivuutta ja käyttäjäkokemusta sekä kerätään tilastotietoa sivuston käytöstä.

Sivuston seurantaan käytetään muun muassa Googlen Analytics -palvelua. Seurannan tarkoituksena on kerätä tilastotietoa esimerkiksi sivuston kävijämäärästä, suosituimmista sisällöistä ja sivuston käytön yleisistä trendeistä.

Evästeet eivät sisällä varsinaisia henkilötietoja, eikä niiden avulla voida suorittaa ohjelmia tai tallentaa viruksia käyttäjän laitteelle.

Käyttäjälle esitetään evästeilmoitus, jossa käyttäjä voi hyväksyä tai kieltäytyä ei-välttämättömien evästeiden käytöstä. Käyttäjä voi myös hallita ja poistaa evästeitä selaimensa asetuksista. Jos evästeet otetaan kokonaan pois käytöstä, kaikki verkkopalveluiden toiminnot eivät välttämättä toimi normaalisti.

11. Muutokset tietosuojaselosteeseen

K2 Media Oy pidättää oikeuden päivittää ja muuttaa tätä tietosuojaselostetta tarvittaessa esimerkiksi lainsäädännön tai palveluiden muutosten johdosta. Merkittävistä muutoksista pyritään ilmoittamaan selkeästi verkkosivustolla.

Tietosuojaselosteen viimeisin versio on aina saatavilla osoitteessa: https://www.k2media.fi.